Кому и зачем нужна корпоративная почта?

Облачная корпоративная почта

Надежность работы электронной почты является абсолютной необходимостью для любого бизнеса. Почтовые сервисы, размещенные на собственных серверах, когда-то были стандартом для многих компаний, но сегодняшние облачные решения предлагают гораздо большую масштабируемость и гибкость. Поэтому за последние несколько лет произошел резкий рост числа пользователей облачной электронной почты. Как и следовало ожидать – переход на почтовый сервис в облаке дает значительные преимущества. В этой статье рассмотрим их подробнее и расскажем, как организовать корпоративную почту.

Зачем нужна корпоративная почта

Это вполне резонный вопрос, учитывая то, что почту можно организовать бесплатно. Но даже такая, казалось бы, незначительная деталь как доменное имя ящика, может сказаться на формировании ценности вашего бренда в умах клиентов. Адрес почты 'ivanov777@mail.ru' маловероятно вызовет доверие у потенциальных клиентов при рассмотрении коммерческого предложения. Кроме того, в случае если злоумышленники украдут ваши учётные данные, вернуть доступ к своему почтовому ящику будет проблематично. Решением является подключение домена к почте и создание почтовых ящиков типа 'ivanov@yourcompany.ru'

Корпоративная почта – это почтовый ящик, который размещен на домене, принадлежащем компании. В их адресах будет присутствовать доменное имя вашей компании, а не названия чужих почтовых сервисов, типа yandex и mail.

Если вы используете свой домен для почты, то сможете легко менять поставщиков почтовых услуг, изменяя настройки forwarding из панели управления доменом, сохраняя при этом адрес. Если учётные данные вашей почты попадут к злоумышленникам, вы сможете спасти ситуацию убрав forwarding, не давая им возможности получить пароли ко всем вашим сайтам через почту. Таким образом, доменная бизнес-почта может одновременно быть конкурентным преимуществом и способом обеспечения безопасности данных.

Преимущества облачной почты

Никакого обслуживания сервера

Никто, кроме самого преданного технофила, никак не заинтересован в обслуживании сервера. Это сложно, дорого, и кажется, что их нужно обновлять примерно каждую минуту или около того. Переход на облачную почту означает перенос этой части ваших ИТ расходов с переменных на фиксированные. Облачная электронная почта – отличное решение для компаний с ограниченным бюджетом на ИТ:

  • Отказ от «железа» позволяет техническим специалистам сконцентрироваться не на обслуживании, а на новых проектах, которые приносят дополнительную прибыль.

  • ИТ-специалисты не тратят время на работу с электронной почтой – все администрирование берет на себя провайдер.

  • Отказ от физического почтового сервера позволит существенно сэкономить на электроэнергии и вложениях в аппаратное обеспечение.

Доступ всегда и везде

Облачная почта доступна из любого места, с любого устройства. Это особенно удобно, если у вас есть удаленные сотрудники, а такая тенденция сейчас наблюдается во многих отраслях. Такой подход сделает их работу более продуктивной. Все, что нужно, это подключение к Интернету. Учетные записи электронной почты в облаке синхронизируются мгновенно и автоматически, поэтому данные доступны с нескольких устройств.

Совместная работа

Мгновенный доступ к самой свежей информации о текущих проектах имеет огромное значение в современной быстро меняющейся бизнес среде, особенно в сочетании с другими инструментами для совместной работы: видео- и голосовая конференц-связь, редактирование документов, работа над проектами в режиме реального времени.

Объема памяти облачной почты хватит для отправки и хранения мультимедийных сообщений, включая видео-сообщения. А самое главное, пользователи работают с последней версией почты, и всегда имеют актуальные данные.

Простое аварийное восстановление

Если все же случится непредвиденное и ваш внутренний сервер или сеть будут скомпрометированы, то и данные электронной почты также окажутся под угрозой. Задумайтесь на минуту о каждом файле, таблице или контракте, которые находятся в архивах почты, и представьте, насколько сильно скажется на бизнесе потеря всей этой жизненно важной информации.

С электронной почтой, работающей в облаке, проблемы с аппаратным обеспечением действительно не имеют значения. Даже если компьютер не работает, можно зайти с другого устройства и снова заняться своими делами, как обычно. С облачной почтой даже в случае сбоя, все ваши материалы с легкостью восстанавливаются за счет хранения данных в нескольких ЦОДах. Таким образом, время безотказной работы в вашей организации будет больше, чем в тех организациях, которые все еще полагаются на свои локальные решения.

Данные в безопасности

При использовании облачного сервиса ваша корпоративная электронная почта будет находиться в высокозащищенном дата-центре. Это гораздо надежнее сервера внутри офиса. Облачные провайдеры выделяют гораздо больше ресурсов для защиты своих объектов, чем большинство других организаций. Поэтому переход к облачному решению – верный шаг с точки зрения защиты корпоративных данных.

Как организовать корпоративную облачную почту

Одним из лучших и проверенных временем решением является построение бизнес-почты на базе Hosted Exchange Server от Microsoft. В чем его преимущества?

Широкие возможности настройки. Бесплатная почта не предоставляет системному администратору удобных способов управления всеми ящиками. В корпоративной почте такие возможности есть – можно настраивать списки рассылок, фильтровать письма с нежелательных адресов и на нежелательные адреса, регулировать внесение изменений и удаление. Корпоративная почта является собственностью только вашей компании, поэтому только вы её контролируете. Это означает, что никто не сможет безвозвратно удалить какую-либо информацию, а уволившийся сотрудник не уйдет со всеми собранными контактами.

Дополнительный функционал. Hosted Exchange – больше, чем просто электронная почта. Это единая информационная среда для совместной работы, общие задачи, календари и контакты. Вы получите полный доступ к широким возможностям почтового клиента Microsoft Office Outlook для работы с электронной почтой. В бесплатных почтовых сервисах подобного функционала нет.

Мощный почтовый сервер без капитальных затрат. Решение Hosted Exchange можно арендовать в облаке. Это поможет избежать затрат на покупку и обслуживание собственного почтового сервера, лицензий на ПО Microsoft. Так вы сможете пользоваться всеми преимуществами корпоративно почты без больших капитальных затрат.

Корпоративная почта доступна через Интернет, данные хранятся в облаке, а контролируете их только вы. Вся информация передается по защищенному SSL соединению. Легкая миграция на сервис Hosted Exchange обеспечит быстрое развертывание и моментальное внедрение этого решения в ваши бизнес-процессы.

 

Если вы хотите воспользоваться всеми преимуществами облачной электронной почты, мы рекомендуем начать с малого – протестировать сервис. Так вы сможете определить, подходит ли вашей организации такое решение. После этого вы можете либо продолжить миграцию, либо Cloud4Y поможет это сделать за вас. Свяжитесь с нами по телефону +7 495 268 04 12 для получения дополнительной информации.