Однажды утром руководитель компании открывает почту — а её нет. Ни писем, ни вложений, ни контактов. Всё, что нарабатывалось годами, исчезло в один момент.
Именно так произошло в ООО «ТушиноСпортСити». Почта, на которой держалась коммуникация с контрагентами, перестала существовать. Хостинг-провайдер, у которого компания арендовала почтовый сервис, потерял все данные. Безвозвратно.
К сожалению, у многих компаний уже есть такой печальный опыт. Но хорошая новость в том, что решить эту проблему гораздо проще, чем кажется.
Когда «дёшево» обходится дорого
До инцидента у «ТушиноСпортСити» был стандартный набор: несколько компаний в группе, десятки почтовых ящиков, «домашние» ящики без полноценных календарей и общих ресурсов. Всё работало ровно до того момента, пока не перестало.
Проблема была не только в потере данных. Предыдущий провайдер использовал устаревшую модель — почтовые ящики работали только по протоколу IMAP. Это значит:
· невозможность полноценно работать с календарями и планировщиками;
· ограниченные возможности совместной работы;
· риск потери данных при любом сбое на стороне хостинга.
И этот риск реализовался.
Как выглядит правильная корпоративная почта
Руководитель «ТушиноСпортСити» после случившегося чётко сформулировал требования к новому решению. Их оказалось всего три, но каждый — критический для бизнеса.
Первое — полноценные почтовые ящики.
Не «домашние», не урезанные, а настоящие корпоративные. С календарями, планировщиками встреч, поддержкой Outlook и мобильных устройств. Чтобы сотрудники могли работать эффективно, а не мучиться с ограничениями.
Второе — удобное администрирование.
Руководитель должен сам управлять почтовой инфраструктурой: создавать ящики, менять пароли, устанавливать квоты. Без необходимости писать в поддержку по каждому вопросу. Просто, понятно, под контролем.
Третье — и самое важное — резервное копирование.
История с пропажей всех данных не должна повториться. Резервные копии должны создаваться ежедневно. Храниться достаточно долго, чтобы можно было восстановить информацию за разумный период. И доступ к восстановлению должен быть простым и быстрым.
Что предложил Cloud4Y
Специалисты Cloud4Y, подключив «ТушиноСпортСити» к почтовому серверу, дали полноценное решение, которое закрывает все три требования и добавляет бонусы, о которых клиент даже не задумывался.
Полнофункциональная почта Microsoft Exchange.
Каждый сотрудник получил ящик с полным набором возможностей: общие календари, планирование встреч, доступ через Outlook, синхронизация с мобильными устройствами. Это тот уровень, к которому привыкли в крупных компаниях, но который доступен и среднему бизнесу.
Удобная панель администратора.
Руководитель теперь управляет почтой самостоятельно: создаёт ящики, меняет пароли, устанавливает лимиты на хранение. Никаких заявок в поддержку — всё в несколько кликов.
Ежедневное резервное копирование с глубиной 14 дней.
Каждую ночь данные всех почтовых ящиков сохраняются автоматически. Если нужно восстановить письмо или ящик за определённую дату — достаточно запроса в техническую поддержку. Инженеры Cloud4Y выгружают нужную копию, и данные возвращаются.
Отказоустойчивая архитектура.
Почтовый сервис развёрнут в двух дата-центрах одновременно. Если один из них выходит из строя — второй продолжает работать. Плюс сервер-свидетель в Турции, который контролирует взаимодействие между ЦОД. В итоге доступность сервиса — 99,9% и выше. За всё время работы — ни одного длительного сбоя.
Простая миграция.
Мы дали заказчику пошаговую инструкцию по настройке DNS. Руководитель сам поменял MX-записи и настроил почтовые клиенты — быстро, без привлечения внешних специалистов и без потери работоспособности на время переезда.
Что изменилось для бизнеса
Сегодня «ТушиноСпортСити» работает с корпоративной почтой, которая:
· не исчезает в один день;
· доступна с любого устройства;
· позволяет планировать встречи и работать с календарями;
· управляется руководителем без посредников;
· защищена от потери данных благодаря ежедневным бэкапам.
Главное — руководитель компании больше не переживает, что почта «пропадёт». Потому что теперь у неё есть резервная копия, отказоустойчивая архитектура и провайдер, который отвечает за сохранность данных.
В чём главный урок
Многие компании экономят на почте, выбирая сомнительные хостинги с «домашними» ящиками. И экономят до тех пор, пока не теряют всё. Тогда оказывается, что потеря писем — это потеря клиентов, контрактов, времени и денег.
Корпоративная почта — не расход, а инвестиция в стабильность. Инвестиция, которая окупается в момент, когда очередной сбой проходит мимо.
«ТушиноСпортСити» потерял все письма и контакты на старом хостинге. А с Cloud4Y получил надёжную корпоративную почту с ежедневным резервным копированием, отказоустойчивой архитектурой и простым администрированием. И теперь могут быть уверены: их деловая переписка всегда доступна и защищена.
