Компании нанимают всё больше удалённых сотрудников, дистанционный формат работы становится обычным делом. Соответственно, необходимы инструменты, которые позволят сотрудникам работать совместно. Онлайн-офисы решают проблемы дистанционного взаимодействия. С их помощью компании могут экономить на обустройстве физического офиса и нанимать лучших специалистов из любых городов и даже стран. В статье рассмотрим лучшие онлайн-офисы для совместной работы.
Критерии выбора онлайн-офиса
Сервисов для совместной работы множество. Чтобы выбрать наиболее подходящее решение для вашего бизнеса, стоит оценить их основные характеристики:
- Безопасность. Соблюдать информационную безопасность в условиях удалённой работы гораздо сложнее. При выборе программы следует обратить внимание на гарантии конфиденциальности и сохранности данных (как корпоративной тайны, так и персональных данных сотрудников). Особую осторожность стоит проявить при использовании бесплатных сервисов.
- Удобство интерфейса. Управление сервисом должно быть максимально простым и понятным, так как уровень владения компьютером и компьютерных приложений у сотрудников может быть очень разным. Удобный интерфейс позволит всей команде быстрее освоиться.
- Поддержка привычных форматов. Онлайн-офис должен без проблем работать с ходовыми форматами doc, docs, pdf, txt и другими.
- Важным преимуществом будет интеграция сервиса с прочими приложениями, которыми пользуется ваша компания. Это позволит не менять устоявшиеся процессы, а легко дополнить функционал.
Google Workspace
Рабочее пространство Google – один из самых известных сервисов. Многие пользовались Gmail, Гугл документами и таблицами как минимум для личных целей. В нём доступны корпоративная почта, совместная работа в текстовых документах и таблицах, создание презентаций, календарь, облачное хранилище и многое другое.
Преимущества Google Workspace:
- Совместимость с распространёнными форматами, можно работать с документами MS Office.
- Интеграция с облачными сервисами, доступ к облачному диску для хранения данных.Забота о сохранности информации благодаря двухфакторной аутентификации, управлению конечными точками, настройкам правил хранения данных, доступ по протоколу HTTPS, резервное копирование.
- Одновременно в программе может работать до 300 сотрудников, а в тарифе Enterprise ещё больше.
- Удобный понятный интерфейс, в котором быстро разберётся даже пользователь с небольшим опытом.
- Интеграция с Bitrix24, SalesForce, есть мобильные приложения на Android и iPhone.
Microsoft Office 365
Онлайн-офис от Microsoft позволяет общаться с коллегами в чате, устраивать созвоны и конференции, совместно работать в офисных приложениях. Сервис предлагает корпоративную почту и календарь.
Преимущества Microsoft Office 365:
- Совместимость со стандартными форматами офисных приложений MS — Word, Excel, PowerPoint и Outlook.
- Интеграция с облачными решениями, такими как OneDrive, SharePoint, Microsoft Teams.
- Защита аккаунта благодаря Microsoft Defender для конечной точки, защита облачной среды Microsoft Cloud App Security, обеспечение безопасности авторизации Azure Active Directory, а также двухфакторная аутентификация.
- Одновременно в сервисе может работать до 10 тыс. пользователей.
- Простой удобный интерфейс, знакомый пользователям офисных приложений Microsoft.
Яндекс.Диск
Многим знаком, как облачное хранилище, поэтому богатого функционала, как в предыдущих сервисах, ожидать не стоит. Но пользователи могут получить доступ к работе с Microsoft Office Online и возможность совместно работать над документами, размещёнными на диске.
Преимущества Яндекс.Диск:
- Совместим с привычными офисными форматами. Позволяет хранить фото и видео.
- Данные передаются по каналам с шифрованием, файлы проверяются антивирусом
- Одновременно может работать любое количество юзеров.
- Простой, понятный интерфейс.
Onlyoffice
Сервис является аналогом Google Workspace, в нём присутствуют все нужные модули для удобной командной работы в режиме онлайн. Пользователям доступны корпоративная почта, одновременная работа с документами, система CRM, органайзер, удобный календарь, общение команды в чатах, на форумах и в блогах.
Преимущества Onlyoffice:
- Совместимость с обычными форматами документов, включая форматы офисных приложений Microsoft,
- Интеграция с такими решениями, как DropBox, OneDrive, Nextcloud, ownCloud.
- Соответствие нормам GDPR, шифрование данных, технология JWT, защищающая от несанкционированного доступа, используется протокол HTTPS. Возможность гибкой настройки доступов к документам. Двухфакторная аутентификация, LDAP и Active Directory, предусмотрено резервное копирование данных.
- В стандартном тарифном плане одновременно может работать до 50 человек, но есть возможность расширения количества.
- Удобный простой интерфейс, наличие справочной информации.
- Дополнительные интегрированные приложения, такие как Nextcloud, ownCloud, Confluence, Alfresco, SharePoint, Liferay, HumHub, Plone, Nuxeo.
Collabora Online
Это облачная версия аналога Microsoft Office - LibreOffice. В нём есть основной набор инструментов, таких как работа с текстовыми документами, составление презентаций и таблиц, совместное редактирование документов. Из недостатков стоит отметить отсутствие русской адаптации.
Преимущества Collabora Online:
- Совместимость с известными форматами офисных документов, но бывают сложности при работе с OOXML (docx, xlsx, pptx).
- Интеграция с NextCloud, OwnCloud, FileCloud.
- В стандартных тарифных планах одновременно в сервисе могут работать до 99 человек.
- Интерфейс достаточно прост, особенно легко его освоят те, кто ранее пользовался LibreOffice.
Все средства по-своему интересны и могут быть использованы для удалённой работы в компании. В зависимости от ваших потребностей и финансовых возможностей можно подобрать наиболее интересный вариант.
